学会の通訳はどう選ぶ？通訳方式・事前準備まで徹底解説！
学会で通訳を依頼する際は、対応する言語だけでなく、研究分野への理解、学会の進め方に合った通訳方式、事前に共有する資料、会場や配信の環境まで確認することが大切です。
特に同時通訳では、通訳者の知識や経験に加え、音響や配信設備の整え方も音声の聞き取りやすさや当日の進行に影響します。
この記事では、学会での通訳者や依頼先の選び方、通訳方式、事前準備について解説します。
学会では専門分野に対応できる通訳者を依頼することが重要
学会では、医学・薬学・IT・工学など、その分野ならではの専門用語や略語が数多く登場します。
そのため、対応言語だけで通訳者を決めるのではなく、学会で扱う分野や近い分野での通訳経験があるかも確認することが大切です。
同じ医学系でも、臨床医学、医療機器、公衆衛生などでは扱う用語や話の前提が異なります。
依頼する際は、過去に担当した分野やテーマを確認し、今回の発表内容に近い経験を持つ通訳者か確かめましょう。
また、学会通訳では事前準備も重要です。
抄録、発表スライド、プログラム、専門用語集などを早めに共有し、研究内容を把握してもらえるよう準備しておきましょう。
通訳会社へ依頼する場合も、対応言語だけでなく、今回の専門分野に合う通訳者を手配できるか、資料を共有したうえで事前準備を進められるかまで確認してみてください。
学会での通訳方式
学会で主に使われる通訳方式には、同時通訳、逐次通訳、ウィスパリング通訳があります。
どの方式が合うかは、発表の進め方や通訳を聞く人数によって変わります。
主な違いは、次の通りです。
方式 | 進め方 | 向いている場面 | メリット | 注意点 |
同時通訳 | 発言を聞きながら、ほぼ同時に訳す | ・講演 ・シンポジウム ・パネルディスカッション など | 通訳によって進行時間が延びにくい | 通訳ブース、マイク、レシーバー（受信機）などの機材が必要になる場合がある |
逐次通訳 | 発言を適宜区切り、区切りごとに訳す | ・対談 ・質疑応答 ・少人数のセッション など | 内容を区切りながら伝えられる | 通訳する時間が加わるため、全体の進行が長くなりやすい |
ウィスパリング通訳 | 通訳が必要な方の近くで、小声でほぼ同時に訳す | 通訳を聞く方が少人数の場合 | 大がかりな設備を設置せず対応しやすい | 対応できる人数や座席位置、周囲の音に左右されやすい |
料金だけで決めず、講演が続くのか、質疑応答が中心なのか、通訳を聞く参加者が何人いるのかを確認し、学会の進め方に合う方式を選びましょう。
学会通訳の費用を左右する要素
学会通訳の費用は、通訳者の料金だけで決まるわけではありません。
通訳方式や開催時間、通訳者の人数、専門分野、会場設備などによって見積もりは変わります。
費用に影響する主な要素は、次の通りです。
通訳方式
拘束時間
必要な通訳者数
内容の専門性
対応言語
会場までの交通費
同時通訳機材の有無
オンライン・ハイブリッド対応の有無
特に同時通訳では、通訳者の手配に加えて、通訳ブース、マイク、レシーバー（受信機）などの機材が必要になる場合があります。
オンラインやハイブリッド形式では、通訳音声を会場とオンライン参加者の双方へ届けるため、音響・配信機材や技術スタッフが必要になる場合もあります。
複数社から見積もりを取る場合は、金額だけを比べず、通訳者数、機材、技術スタッフ、交通費、配信対応など、料金に含まれる範囲をそろえて確認しましょう。
学会通訳の依頼先の選び方
学会通訳の依頼先を比べる際に確認したいポイントは、次の通りです。
学会・専門分野での通訳実績があるか
必要な通訳方式に対応しているか
事前資料を共有して準備してもらえるか
同時通訳に必要な機材・音響にも対応できるか
ここからは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
学会・専門分野での通訳実績があるか
学会通訳では、語学力に加えて、発表内容に近い分野の知識や経験も重要です。
専門分野が近いだけでなく、研究発表や質疑応答など、今回のプログラムに近い形式での通訳実績があるかも確認しましょう。
問い合わせる際にチェックしたい点は、以下の通りです。
過去に担当した学会・会議の分野
対応言語
同時通訳や逐次通訳などの経験
あわせて、発表資料や抄録を事前に読んでもらえるかも確かめておくと、今回の学会に合う依頼先か判断しやすくなります。
必要な通訳方式に対応しているか
学会では、講演、質疑応答、対談など、場面によって適した通訳方式が異なります。
同時通訳、逐次通訳、ウィスパリング通訳のどれに対応しているかだけでなく、各場面に合う方式を相談できるか確認しましょう。
学会全体を同じ方式にそろえるとは限りません。
たとえば講演は同時通訳、少人数の打ち合わせは逐次通訳とする方法もあります。
プログラムごとの参加人数や進め方を伝え、無理なく運営できる組み合わせを相談しましょう。
事前資料を共有して準備してもらえるか
専門分野の学会では、通訳者が事前に発表内容を把握しているかどうかも重要です。
通訳では、言葉をそのまま置き換えるだけでなく、話し手の意図や専門的な内容を理解したうえで伝える必要があります。
事前に資料を共有しておけば、通訳者が発表のテーマや内容を把握し、専門用語や固有の表現を確認したうえで本番に臨みやすくなります。
そのため、発表スライドや抄録、プログラム、登壇者名、研究機関名などを早めに共有し、専門用語や略語を確認してもらいましょう。
機密情報を含む資料を渡す場合は、共有方法や取り扱いについても依頼先と確認しておくことが重要です。
同時通訳に必要な機材・音響にも対応できるか
同時通訳では、通訳者を手配するだけでは足りない場合があります。
登壇者の声を通訳者へ届け、通訳した音声を参加者へ届けるには、通訳ブースやマイク、レシーバー（受信機）などの機材や音響設備も必要になるためです。
依頼前に、以下の点を確認しましょう。
通訳機材の手配
会場との調整
音声テスト
当日の技術対応
同時通訳を行う場合は、機材があるかだけで判断せず、実際の会場で問題なく通訳できる環境かまで確認しておきましょう。
学会の通訳を手配するときに必要な準備
学会通訳では、通訳者を手配するだけでなく、発表内容や専門用語、会場設備、当日の音声の送受信方法まで事前に共有することが大切です。
通訳者や技術スタッフが本番前に準備できるよう、早めに情報をまとめましょう。
学会通訳の手配で確認しておきたい内容は、次の通りです。
発表資料・専門用語の整理
開催内容・音響・配信環境の確認
見積もりの内訳確認
ここからは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。
発表資料・専門用語の整理
通訳者には、学会のテーマだけでなく、当日の発表で実際に登場する情報も事前に共有しましょう。
専門用語や固有名詞をあらかじめ確認してもらうことで、発表内容を理解した状態で本番に臨みやすくなります。
共有したい主な情報は、次の通りです。
学会全体のプログラムやタイムテーブル
発表スライド、発表原稿、抄録
専門用語や略語、その訳語
人名、研究機関名、企業名、製品名などの固有名詞
登壇者や座長のプロフィールと発表・進行上の役割
質疑応答を含む当日の進行内容
完成した資料だけを直前に渡すのではなく、共有できる資料から順に渡し、通訳者が内容や専門用語を確認できる時間を確保しておきましょう。
開催内容・音響・配信環境の確認
同時通訳やオンライン開催では、通訳者だけでなく、司会者、登壇者、音響担当、配信担当との連携も欠かせません。
特に重要なのは、登壇者や質問者の声が通訳者へ届き、通訳した音声が参加者へ正しく返る状態をつくることです。
事前に確認したい内容は、次の通りです。
登壇者が使うマイク
質疑応答で参加者が使うマイク
通訳者が聞く登壇者や質問者の音声
会場参加者やオンライン参加者が聞く通訳音声
オンライン登壇者との接続方法
音声や配信に問題が起きた場合の連絡先
可能であれば、本番と同じ機材や接続環境でリハーサルを行い、通訳者と参加者の双方へ必要な音声が届くか確認しましょう。
見積もりの内訳確認
学会通訳の費用は、通訳者の料金だけで判断できません。
同時通訳では通訳機材や音響設備が関わり、オンラインやハイブリッド開催では配信対応も加わるためです。
見積もりで確認したい主な項目は、次の通りです。
通訳方式
通訳者の人数と拘束時間
延長した場合の追加料金
機材費に設営・撤去の費用が含まれているか
当日の技術スタッフの費用が含まれているか
リハーサルや接続テストが料金に含まれているか
交通費や宿泊費などが別途必要か
配信や音響について、どこまで対応してもらえるか
複数社を比べる際は、追加料金が発生する条件や、各社の担当範囲に漏れがないかも確認しましょう。
LIFE.14では、会場音響、映像、オンライン配信に加え、同時通訳に必要な音声経路の設計や機材の準備、当日の技術運用まで、開催形式に合わせてご相談いただけます。
学会通訳を依頼してから当日までの流れ
学会通訳は、通訳者を確保するだけでなく、通訳方式の決定、資料共有、機材や音声の確認まで事前に進める必要があります。
学会通訳を依頼してから当日までの基本的な流れは、次の通りです。
学会の日程・内容・言語を伝える
必要な通訳方式や通訳者数について相談する
見積もりや対応範囲を確認し、正式に依頼する
発表資料や専門用語を共有する
必要に応じて事前打ち合わせ・リハーサルを行う
当日の通訳・機材運用を行う
まずは、開催日時、会場、学会やセッションのテーマ、対応が必要な言語、参加人数など、決まっている情報を依頼先へ伝えましょう。
続いて、講演、質疑応答、対談などの進め方をもとに、同時通訳、逐次通訳、ウィスパリング通訳のどれが合うかを相談します。
通訳方式が決まったら、プログラム、抄録、発表スライド、登壇者情報、専門用語や略語などを早めに共有しましょう。
通訳者が事前に発表内容を確認できる時間を確保することが大切です。
同時通訳やオンライン・ハイブリッド形式の場合は、本番前にリハーサルも行いましょう。
登壇者の声が通訳者へ届くか、通訳音声が参加者へ正しく届くか、通訳者が交代する場合はどのように引き継ぐかまで確認しておくと、当日の調整を減らせます。
学会の同時通訳は通訳者が決まれば終わりではない
学会の同時通訳では、通訳者を手配したあとに、通訳・音響・配信をそれぞれ誰が担当するのかを明らかにしておくことが重要です。
特に、通訳会社、会場の音響会社、配信会社など複数の会社が関わる場合は、担当範囲が曖昧なままだと、必要な音声が正しく受け渡されない可能性があります。
たとえば、次のような役割を事前に決めておきましょう。
登壇者や質問者の音声を通訳者へ送る担当
通訳者の音声を会場の参加者へ届ける担当
通訳音声をオンライン配信へ送る担当
オンライン登壇者の音声を通訳者へ届ける担当
音声や配信にトラブルが起きたときに対応する担当
当日の進行や各担当者への連絡を取りまとめる担当
それぞれの会社が自社の担当範囲だけを把握していても、音声の受け渡し部分が決まっていなければ、当日に調整が必要になることがあります。
複数社へ依頼する場合でも、まとめて任せる場合でも、通訳、通訳設備、会場音響、映像、配信の担当範囲と、全体を取りまとめる担当者まで決めたうえで、本番前に音声確認を行いましょう。
LIFE.14の通訳配信支援の実績
学会や専門性の高い内容を扱うイベントでは、通訳者の手配だけでなく、会場音響やオンライン配信と通訳音声を正しくつなぐことも重要です。
LIFE.14が手掛けた通訳・配信に関する主な事例は、次の通りです。
長崎大学大学院ウェビナーの撮影・配信
国境なき医師団のオンラインイベント
国境なき医師団のハイブリッドイベント
ここからは、大学や医療・国際保健に関係する事例を通じて、専門的な内容を扱うイベントで通訳と配信を組み合わせる際のポイントを見ていきましょう。
長崎大学大学院ウェビナーの撮影・配信
長崎大学大学院熱帯医学・グローバルヘルス研究科が主催した「皮膚リーシュマニア症（CL）に苦しむ人々のケアにおける課題と知識のギャップ」では、LIFE.14が同時通訳を伴うウェビナーの撮影・配信を担当しました。
専門的な内容を扱うウェビナーでは、登壇者の映像を撮るだけでなく、発表内容や進行を事前に把握し、当日に必要な音声を視聴者へ正しく届けられるよう準備することが大切です。
学会や研究機関のウェビナーを依頼する場合も、通訳者だけでなく、撮影・配信を担当するスタッフへプログラムや発表内容を共有しておきましょう。
国境なき医師団のオンラインイベント
国境なき医師団のオンラインイベント「人道援助コングレス東京 2020」では、LIFE.14が撮影・配信を担当しました。
Zoomの同時通訳機能を使い、日本語と英語の2言語で視聴できる環境を整えました。
オンライン学会でも、通訳者が訳すだけでは参加者へ音声は届きません。
登壇者の音声を通訳者へ送り、通訳した音声を言語ごとに参加者へ届ける設定が必要です。
同時通訳を取り入れる場合は、通訳者と配信担当者が事前に音声の流れを確認しておきましょう。
国境なき医師団のハイブリッドイベント
国境なき医師団日本が主催し、長崎大学熱帯医学研究所と長崎大学大学院熱帯医学・グローバルヘルス研究科が共催したハイブリッドイベントでは、LIFE.14のスタッフが会場へ出向き、オンライン配信を担当しました。
撮影は主催者側が行い、LIFE.14はプレゼンテーション資料の管理、会場音響や同時通訳音声の管理、配信機材の操作などを担当しました。
こうした業務は、現地スタッフと連携しながら進めています。
会場とオンラインを組み合わせる学会では、撮影、音響、通訳音声の管理、配信について、それぞれの担当者を明確にしておく必要があります。
複数の担当者や会社が関わる場合は、各担当範囲と音声・映像の受け渡し方法を事前に確認しておきましょう。
学会の通訳環境は、技術対応を一括で任せて当日の混乱を防ごう
学会で同時通訳を行う場合は、専門分野に合う通訳者を手配するだけでなく、登壇者のマイク、通訳者が聞く音声、参加者へ届ける通訳音声、会場音響、映像、オンライン配信までまとめて考えることが大切です。
担当が複数に分かれるほど調整する範囲も増えるため、誰が全体を取りまとめるのかも事前に決めておきましょう。
私たち株式会社LIFE.14は、国際イベントを中心に、音響、映像、オンライン配信、撮影、同時通訳に関わる技術対応をしてきた実績があります。
同時通訳やハイブリッド形式の学会で、会場設備や音声・映像・配信まで一括して整えたい場合は、ぜひお問い合わせください。
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